《關鍵18分鐘:最成功的人如何管理每一天》,天下文化@ISBN:9789863201311

【讀書心得】

以下的經驗你是否也曾有過,而且一直困擾著你:

  • ■ 每天早上進公司都有一堆Email等你處理,處理完明天又有新的一堆出現?
  • ■ 桌上的待辦事項清單總是清不光,有些可能還超過二星期沒能處理?
  • ■ 電腦旁五顏六色的小memo紙撕了又貼一直增加?
  • ■ 開不完的會議,寫不完的報告,而且前個會議還沒結束緊接著下個就來?
  • ■ 下班時間到了工作卻看似沒有處理完的一天?

如果以上這些是你的寫照,那麼這本每天只需利用18分鐘,就能讓你重新聚焦,大幅提升工作效率的書將會好好幫助你。

關鍵18分鐘並不是一次用完。這18分鐘會拆成三個時段,早上上班前與晚上下班前各五鐘,然後是日常工作每個小時都用一分鐘的時間來重新啟動自己的聚焦力,一天八個小時加總起來就是18分鐘。這短短18分鐘多有效?我可以跟你分享我第一天運用時就讓我完成原本規劃三天才能完成的工作量,這真的連我自己也嚇一跳!

對我而言關鍵改變就是在利用每個小時開頭的一分鐘重新聚焦這技巧。以往看過不少效率管理的書,所以對早上跟下班前的五分鐘規劃已有些經驗,也深知這樣習慣帶來的好處。不過每個小時重新用一分鐘設定聚焦是我以前沒看過、沒聽過的工作技巧,執行後卻讓我對作者發明如此簡單就能提升工作效率感到佩服,我只是將工作節奏微調一下,就提升倍數以上的效率。一來才知道以前浪費了太多的時間處理不重要的事,二來才體會到重新聚焦的威力。

Focus-on-business  

許多人都誤用時間管理工具

另一個我深學習到的就是破除對待辦清單的誤用。所謂待辦清單就是將要做的事寫在一張空白紙上,然後依照緊急優先順序去執行,是時間管理很常見的工具。作者Peter說到我們都習慣把當前要待辦的事項全寫在紙上(許多時間管理書也都這樣教),是因為這樣做會讓我們相信自己能夠完成它們,彷彿寫上去就已經完成一半。但作者說這是非常大的時間管理迷思,就像我們去吃到飽餐廳一樣,出於撈回本的心態我們會想品嚐到全部的餐點,所以我們會每一道菜都拿一些些,希望全部都能都享受到。不過最後結果如何?往往是最後吃得很撐,盤中剩餘食物吃不完。同樣地,我們把所有待辦事項寫下來,就好像告訴自己我能夠去完成它們,心中想把每件事都做完,結果就是忙翻後待辦事情還是留下一堆,身體卻累不堪言。所以作者會提出這18分鐘的管理技巧,就是要我們時刻聚焦在對的事情上,透過每個小時的重新定位、調校,讓自己能夠確保一直在做對的事,或是在對的事情中不偏離軌道。

這本書也給我很大的學習啟發,作者這樣的觀念讓我認知到不該只是依賴時間管理工具,如上述的待辦事項清單或是時下流行的軟體APP管理工具(如Everynote),以為運用這些工具就能提升執行效率。我們應該要學習讓我們的大腦重新聚焦,確保自己專注在當下最應該做的事情上,同時也給自己短暫的時間「回神」來思考處理事情的效率是否變低落。這樣子管理工具才能發揮真正的效用。版主開始用作者這套方法後,才感受到以前拼命做事不懂重新聚焦的工作方式有多浪費資源,一件事做到後面產值就比剛開始掉了許多,反而讓自己的工作效率愈做愈低。

相同的概念也因為我們的資源有限,不論是體能、精力或是時間,都是有限。所以如果不改變自己的工作方式,不學習把資源放在對的地方,不習慣聚焦在最應該做的事情上,無可莫非少數成功者的工作產值會比多數人還高出許多。撇開運氣來說,成功者用一天的資源若能完成一般人要做二天的事,長時間下來差異就很大。我想這也是公司同時期新進員工,在經過三、五年後有人升遷有人停留在原來職務最實際的原因。

總結:知易行難,雖然我們都聽過「用對的時間做對的事」,不過當我們一坐在辦公桌上,打開電腦或是拿起筆準備辦事,這些曾經看過的效率建言就因繁雜的工作被拋諸腦後。而這本《關鍵18分鐘》是我近來看過最簡單就能執行的效率提升技巧,只是簡單的轉換一下工作習慣,每個小時開始前留一分鐘重新聚焦,運用書中作者所說規劃的工作流程,就讓我的工作效率提升很多。二十一世紀是在比速度的年代,如果你也想在有限時間下完成比別人更好更快的工作,推薦大家參閱這本書裡面的內容,學習用成功者的方式來做每一天的事情。

你覺得這篇心得對你有幫助嗎?

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